10 preguntas para pensar nuestra productividad

¿Hablar de nuestra rutina laboral nos hace mejorar la productividad?, ¿en qué momento del día nos conviene trabajar?, ¿está bien revisar el correo electrónico varias veces al día?, ¿qué pasa si le sacamos las notificaciones al teléfono móvil? Hicimos una encuesta para poder disparar estos temas que poco circulan en nuestros pasillos profesionales y que son la clave para trabajar de forma eficiente.



1. ¿Desde dónde trabajás?


Lo primero, para empezar a hablar de nuestras rutinas laborales, es partir de cómo trabajamos. El espacio es la primera variable de nuestra productividad semanal.


Lo sugerido es tener un espacio que nos permita concentrarnos. No es casualidad que las personas que mejor trabajan tengan una oficina privada o una habitación exclusiva para desarrollar sus tareas. El mejor secreto de la productividad es evitar la multitarea. Un espacio que convoca a varias tareas no nos va a facilitar concentrarnos en una sola tarea a la vez.


Trabajar desde el living de la casa puede ser funcional si no hay nadie más en el hogar y si, cuando estamos en ese ambiente, solo estamos trabajando y no recibiendo a familiares que vinieron de visita. Más allá del escenario, lo importante es dedicarle exclusividad laboral al espacio.


Celebramos que el 55 % de las personas que respondieron nuestra encuesta dicen trabajar en una habitación que destinan como oficina. El 36 % que dice hacerlo en un espacio común del hogar tendrá que pensar la variable del espacio en función de las tareas: ¿es posible hacer una tarea a la vez?


Un 1 % revela el uso de un espacio de coworking. Estos lugares se pusieron de moda hace algunos años y son una oportunidad para salir del hogar, pero es interesante pensar en estos también desde una perspectiva productiva.


El 5 % que trabaja en un lugar público puede coincidir con ese ínfimo porcentaje de la población que se concentra aunque suene una orquesta al lado. Si no es así, nos atrevemos a recomendar que revisen el espacio laboral para mejorar su productividad semanal.



Imagen tomada de la encuesta realizada. Podés descargar los resultados al final del post.



2. ¿Trabajás de manera cómoda?


Casi el 87 % de quienes respondieron la encuesta parecen acordar con nosotras en lo importante de trabajar en un escritorio cómodo con ciertos elementos claves: computadora (99 %), conexión wi-fi (99 %), lapiceras y lápices (92 %), cuadernos o papeles para tomar nota (90 %) y luz natural (82 %). Esto podría ser el combo básico.


Sumamos algunos elementos que ayudan muchísimo y que irán dependiendo del trabajo que hagamos.


  • Si pasamos muchas horas en una silla, conviene que esa silla sea ergonómica.

  • Si tenemos que leer mucho, un monitor adicional, mouse/teclado inalámbrico, levanta monitor (para que esté a la altura de los ojos) y luz artificial adicional pueden ayudarnos a hacer mejor la tarea.

  • Si ofrecemos varios servicios, una pizarra y notas autoadhesivas para organizarnos pueden ser muy útiles.

  • Si tenemos muchos dolores posturales, pensar en un reposapiés o en una apoya muñeca puede ser algo para considerar.

No hay un solo secreto en esto y las prioridades serán de acuerdo con cada necesidad, pero sí es importante atender a nuestro cuerpo para que esté cómodo y nos permita sostener una postura de atención y concentración.


Una colega argentina nos contó un buen tip que nos ayuda a pensar en cómo cuidarnos y lo compartimos:

Me siento a trabajar con una botella de medio litro de agua al lado; tomo mucha agua porque me ayuda para una mejor concentración y me obliga a levantarme cada hora y media aproximadamente. Paso por el toilet, recargo la botella y así descanso cinco minutos, estiro las piernas y hago ejercicios de la vista antes de volver.

3. ¿Cuidás la desconexión?


Pensamos la productividad como los momentos de hacer y hacer, pero pocas veces contemplamos los momentos de no hacer. Es importante tener una buena conexión (no a internet, sino a los temas del momento), pero también es clave darnos permiso para desconectarnos.


Pensando en esto, hicimos varias preguntas en la encuesta: si mirás el teléfono móvil apenas te levantás de la cama, si tenés horarios preestablecidos de trabajo, cuántas veces revisás la bandeja de entrada durante una jornada laboral, si trabajás con la radio o la tv prendida, si mirás las redes sociales personales mientras estás trabajando y, la más obvia, si tenés rutinas de descansos entre tareas o actividades.


Las respuestas son varias porque los abordajes planteados también lo son. Por un lado, la rutina laboral semanal tiene que darnos tiempos para poder desconectarnos de lo que no es la tarea que necesita nuestra concentración. Para esto, es importante reflexionar sobre nuestros hábitos. No hace falta responder un correo a los dos minutos de su llegada si no es un correo urgente; tampoco nuestras redes sociales van a modificar demasiado su feed en un rato que no las veamos ni la televisión o la radio darán noticias nuevas que no podamos enterarnos dentro de dos horas. Lo dijimos: el secreto está en hacer una sola tarea a la vez. Eso implica desconectarnos del resto de las tareas que están a la mano y que se llevan nuestra atención.


Lo peligroso de la multitarea es lo fácil que nos distraemos con un clic. Clic, abrís un mail, clic, ponés responder, clic, abrís el calendario para verificar tu agenda, clic, le escribís un mensaje por WhatsApp a un contacto para confirmar una reunión, clic, entrás a un enlace que te mandó ese contacto, clic, lees otra nota de ese sitio, clic, lo compartís en un grupo profesional de Facebook, clic, clic, clic, escribís el correo y lo mandás.


Revisar nuestros hábitos es un buen ejercicio para repensar nuestra productividad. No hay correctos o incorrectos. Lo importante es hallar el modo que mejor te funcione para cada realidad.



4. ¿Te cuidás?


Si el secreto de la productividad es hacer de a una tarea a la vez; el secreto del bienestar es darle entidad a la actividad que estemos haciendo. Trabajar desde la cama, en pijama o mientras miramos las noticias es restarle al ejercicio de nuestra profesión una cuota de seriedad. No estamos hablando de momentos aislados; estamos pensando en lo rutinario, en escenas que se repiten.


Trabajamos mejor cuando le damos a nuestro trabajo la identidad que merece. Si no vamos ni a una reunión con familiares en pijamas, ¿por qué ofrecer nuestros servicios así? Insistimos en que el pijama no es un problema en sí mismo, sino que la idea es reflexionar acerca de cómo nos predisponemos para trabajar.





5. ¿Te organizás?


La productividad viene de la mano de la organización. En esta clave planteamos varias preguntas en nuestra encuesta.


Más del 44 % respondió no tener una agenda con los objetivos diarios ordenados. Es fundamental que todos los días podamos establecer un cierto criterio de tareas para realizar. Esto nos va a permitir medirnos y así verificar si, efectivamente, avanzamos en nuestros proyectos.


No hubo un acuerdo con cómo empezar, pero la mayoría dijo que empieza por lo urgente. Esto dependerá de diversos escenarios. Lo ideal sería no tener urgentes gracias a la organización. De este modo, se puede trabajar sobre lo importante. Lo que no se recomienda es ir saltando de aquí para allá entre tareas porque, para poder ser más eficientes, lo ideal es hacer de una tarea a la vez.


6. ¿Tenés un método?


Hay muchas teorías acerca de cómo mejorar la productividad. El método pomodoro es uno, por ejemplo. Lo importante es conocerse y saber qué te funciona. ¿De qué manera te concentrás mejor? Nosotras no podemos trabajar con música, pero sí lo puede hacer el 38 % de las personas que respondieron la encuesta.


Volvemos sobre lo que dijimos anteriormente: no hay correctos o incorrectos, pero sí hay decisiones y lo bueno es que puedas tomarlas.



7. ¿Trabajar es solo ejercer la profesión?


Cuando hablamos de rutinas laborales, la mayoría piensa solo en el ejercicio de su profesión. Trabajar de modo independiente con emprendimientos propios implica realizar muchas más tareas que solo el ejercicio puntual de nuestra profesión (corrección, traducción, edición, redacción).


La mayoría ocupa menos de veinte minutos a la semana para la gestión contable. Esto puede ser que no les lleve tiempo porque no lo realizan (tiene un contador o una contadora que lo hace) o puede ser que no les lleve tiempo porque no emiten facturas o no realizan presupuestos. Es importante pensar esto. ¿Por qué no estamos enviando presupuestos?, ¿no tenemos consultas por nuestros servicios?, ¿por qué no tenemos consultas? Cada realidad será distinta. Abrimos preguntas para que puedas responder en función de tu rutina laboral semanal.


También, menos de veinte minutos semanales le lleva a la mayoría gestionar la página web y las redes sociales laborales. Otra vez la pregunta: ¿por qué lleva tan poco?, ¿no tiene redes sociales?, ¿no hay interacción en esas redes sociales?, ¿no hay página web?, ¿lo realiza alguien más?


En promedio, la gestión de clientes lleva menos de una hora semanal, según figura en los resultados de la encuesta. En esta ocasión creemos que al ser profesionales independientes la gestión de los clientes sí o sí nos corresponde y no la delegamos. ¿Por qué lleva tan poco tiempo semanal la gestión de clientes? De la misma mano, menos de veinte minutos semanales lleva la investigación de clientes. ¿Cómo podemos gestionar nuestro emprendimiento si no conocemos a quienes nos podrían contratar?


La mayoría dedica de una a tres horas semanales a estudiar un tema nuevo. Eso habla de la necesidad de seguir capacitándonos. Nuestras profesiones no se acaban en la puerta de las academias. Es muy importante que sigamos especializándonos.


Por último, menos de una hora semanal es lo que la mayoría dedica a revisar las tareas realizadas. Volver a lo hecho nos sirve para reflexionar sobre los pasos por seguir y es quizá una buena práctica tener un registro de nuestro ejercicio profesional.


8. ¿Sabés cuándo es tu momento más productivo del día?


El 22 % de las personas que respondieron la encuesta nunca pensaron o no saben cuál es su momento más productivo del día y el 10 % sabe que trabaja a contraturno de sus momentos de mayor lucidez mental.


Celebramos que casi el 68 % sí trabaja en su momento más productivo. Podemos ser búhos o alondras, pero debemos pensar en el nivel máximo de nuestras funciones cognitivas. Tenemos muchas tareas por delante cada día y cada semana. Cuando nos organicemos, deberemos ubicar las actividades que más requieren de nuestra concentración y atención a la hora en que nuestras capacidades están más dispuestas para resolverlas. Parece obvio, pero no solemos reflexionarlo y está bueno hablarlo entre colegas para conocer cómo se organizan los demás y así, con otras ideas, mejorar nuestra rutina.





9. ¿Manejás bien tus herramientas de trabajo?


La productividad dijimos ya varias veces se resuelve en hacer una tarea a la vez y esto significa no hacer la tarea que otros pueden hacer. Con otros nos referimos también a la computadora. No podemos trabajar de máquinas y no deberíamos usar nuestra computadora como una máquina de escribir. Hay grupos grandes de personas de programación, ingeniería y otras disciplinas informáticas que piensan los programas y los entornos digitales para que las computadoras resuelvan todas las tareas automatizables.


Si usás Word para trabajar, tenés que ser un ninja en Word. Si usás Trados, cinturón negro en Trados. Si usás Google, tenés que ser décimo dan. Si usás el diccionario de la Real Academia Española, tenés que conocer las versiones que existen y cómo consultarlo de modo más rápido y sencillo (sin tanto clic, clic, clic). Vir siempre dice que un mecánico conoce todas las herramientas de su taller. ¿Te daría confianza dejarle tu auto a un mecánico que no sabe para qué sirve un martillo?


La mayoría de las personas que se dedican a la corrección no conoce qué son los comodines y las macros de Word. Del 89 % que dijo dedicarse a la corrección, solo el 13 % conoce estas funciones y son fundamentales para el ejercicio de nuestra profesión.


¿Sabés para qué sirven todas las teclas de tu teclado?, ¿tenés atajos hechos para las funciones que más usás del programa con el que trabajás?, ¿tenés configurada tu computadora para tu uso personal y no para un uso general? ¿Por qué no hablamos de estas cosas más seguido?


10. ¿Sos una persona productiva?


La mayoría (casi el 66 %) se considera una persona productiva. Esto es muy subjetivo y la pregunta no buscaba tanto la respuesta, sino sostener la pregunta. ¿Cómo mejoramos nuestra productividad? Repensándonos, revisando nuestros procesos, investigando y, sobre todo, compartiendo con colegas. Cuando abrimos el diálogo, descubrimos otros métodos que nos pueden ayudar y mejorar nuestra propia rutina laboral.


Por ejemplo, Vir tiene una extensión en Chrome para ver todas las pestañas con un color que es el mejor color para cuidar la vista (fundamental para alguien que lee todo el día) y Mili hace un uso avanzadísimo del calendario de Google para gestionar su semana (clave para alguien que es madre y emprendedora). El día a día de Proyecta funciona gracias a Trello, una aplicación para organizar proyectos (indispensable para cuando los proyectos son compartidos).



No hay estrategias correctas o incorrectas, hay estrategias funcionales. Lo ideal es que sepamos que todo es perfectible y, sobre esa base, nos animemos a buscar siempre lo mejor para nuestras rutinas laborales.



¡Muchas gracias a quienes participaron! Somos profesionales de la lengua y emprendemos en nuestra profesión. Para ver los resultados de la encuesta, descargala acá:

Tu rutina laboral semanal-Proyecta
.pdf
Download PDF • 4.32MB

.



46 vistas0 comentarios

Entradas Recientes

Ver todo