Herramientas de Word que casi seguro no usás (parte I)




Word es muchísimo más que un procesador de textos. Es un asistente virtual para la edición integral de un escrito. Como profesionales de la industria editorial, lo usamos habitualmente para llevar adelante nuestro trabajo y, sin embargo, desconocemos todavía todo lo que esta herramienta nos da. Es clave que conozcamos todas sus funciones para optimizar nuestros tiempos laborales y para garantizar la calidad en nuestros servicios. Tenemos vasta experiencia en hallar numerosos detalles dentro de los archivos, pero hacemos agua cuando no usamos de modo avanzado el procesador. Las herramientas digitales fueron creadas para optimizar nuestros trabajos; por eso, insistimos en que saber usar Word es parte de nuestra capacitación profesional y de nuestro diferencial. Por esto, te contamos sobre tres herramientas fundamentales que seguro te van a ayudar cuando uses este editor de Microsoft y que casi seguro no conocés.


Vamos a hablar de la opción Buscar en la barra de herramientas de acceso rápido y del modo Inmersivo en la pestaña Vista.


1. Lector inmersivo


Esta es una herramienta poco conocida entre quienes usamos frecuentemente Word. Es una opción para mejorar la técnica de lectura del documento.


¿Qué hace?

  • Separa en sílabas.

  • Cambia de color la página para facilitar el contraste.

  • Hace foco en una línea para ir siguiendo la lectura.

  • Lee en voz alta el texto para poder oírlo.

  • Extiende el texto a diferentes tamaños para hacer más accesible su lectura.


¿Para qué nos sirve?


El proceso de escritura obliga un momento de lectura y el proceso de revisión también incluye diversas técnicas de lectura. Con esta herramienta, Word nos habilita una función estratégica. Es un modo de tener un lector con otra voz que nos permita oír lo que está escrito y detectar errores que, de otro modo, se nos pasan. Además, con todas las opciones para configurar el seguimiento de la lectura en voz alta, nos va a ser mucho más sencillo localizar errores de tipeo o de espacios, o tantos otros detalles menores. Es, sin vacilar, una tarea clave para apoyarnos en nuestro asistente virtual y, así, incrementar la calidad de nuestra intervención en el texto.


¿Dónde está?


Esta herramienta está disponible para Word para la web, en Microsoft 365 para Windows y para Mac y, además, para Word 2019. Dentro de Word, en la pestaña Vista aparecerá la opción Inmersive reader.

2. Concentración


Esta herramienta es muy importante, sobre todo, en esos días o momentos en los que la procrastinación está a la orden. Y también, ¿por qué no?, para dar batalla a la imperiosa necesidad de hacer varias cosas a la vez que tenemos. Concentración es un modo que tiene este procesador de presentarnos la información del documento. Podés editar el archivo y no desviar la atención de la tarea de redacción o lectura o revisión que estés llevando adelante.

¿Qué hace?


  • Elimina de la vista en pantalla todas las notificaciones que te distraen.


¿Para qué nos sirve?


Nos sirve para condensar nuestra atención en la tarea específica y evitar errores por distracción.


¿Dónde está?


Hay dos formas de llegar a este. En Vista podés acceder a la opción Concentración, que habilitará esta presentación de la información sin distracciones para que puedas seguir editando. Si no, en Modo de lectura (opción en Vista o sobre la barra de estado), existe la alternativa Concentración, que simula una lectura como en una tablet para poder leer (no editar) el texto.

3. Buscar en la barra de herramientas de acceso rápido


Esta herramienta en Word es clave para ahorrarnos varios clics. Con este acceso rápido, podemos encontrar de una manera más rápida dentro de la herramienta aquello que no encontremos.


¿Qué hace?


  • Facilita la opción de búsqueda de ayuda.


¿Para qué nos sirve?


Este acceso directo nos permite ahorrar tiempo cuando no encontramos alguna opción u herramienta en Word. Muchas veces no recordamos dónde se cambiaba mayúscula por minúscula o qué pestaña contenía la opción de poner notas al pie. Cuando escribimos lo que estamos buscando en este acceso directo nos ahorra varios clics y nos lleva directamente a la herramienta que seleccionemos.


¿Dónde está?


La barra de herramientas de acceso rápido es la barra superior de la ventana de Word. Es distinguible porque está de color azul. Allí una opción con ventana editable es Buscar.

Recordá que estas herramientas pueden modificarse o incluso no existir en algunas versiones de Word. Este posteo está desarrollado desde la versión paga de Microsoft 365. Si tenés dudas de alguna de estas herramientas en tu versión de Word, escribinos en comentarios y te ayudamos a encontrarla.


De modo visible, Word nos muestra diez pestañas con unas cuantas opciones cada una. Las tenemos a mano, pero no las conocemos. Vamos a ir de a poco recorriendo en nuestro blog más opciones que nos faciliten el día a día. ¿Conocías estas herramientas de Word? En nuestras redes compartimos unos atajos de teclado que también pueden ayudarte a optimizar tu trabajo con Word.


Sumá en comentarios aquellas herramientas que usás y sabés que es muy probable que otros no conozcan. Compartamos a viva voz para aumentar nuestra productividad profesional con este procesador integrado en la serie ofimática de Microsoft.

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